Checkliste: Dienstleister richtig briefen

Warum ein gutes Briefing so wichtig ist

Stell dir vor: Ihr habt monatelang geplant, Dienstleister sorgfältig ausgesucht – und am Hochzeitstag läuft dann doch etwas schief, weil eine wichtige Information fehlt. Genau das könnt ihr vermeiden. Ein gründliches Briefing hilft euren Dienstleistern, ihre Arbeit exakt nach euren Vorstellungen umzusetzen. Sie sind schließlich Profis, aber keine Hellseher! Eure Wünsche, euer Zeitplan, sogar kleine Details wie Musikvorlieben oder Farbstimmungen – all das prägt den Tag. Eine gute Checkliste für das Briefing stellt sicher, dass ihr nichts vergesst und jeder weiß, was wann und wie passieren soll.

Das Briefing ist mehr als nur eine To-do-Liste. Es ist der Moment, in dem ihr euer Vertrauen mit eurer Vision teilt. Denn je besser ihr eure Dienstleister vorbereitet, desto entspannter könnt ihr euren Tag genießen. Vor allem, wenn ihr Aufgaben delegiert habt oder viele Dienstleister miteinander harmonieren müssen – vom DJ und Fotografen bis hin zum Catering und der Floristik – da zählt jedes Detail.

Kommunikation ist alles – so startet ihr richtig

Bevor ihr mit der eigentlichen Checkliste startet, ist ein persönlicher Austausch Gold wert. Führt mit jedem Dienstleister ein direktes Gespräch – sei es vor Ort, per Zoom oder wenigstens telefonisch. Dieser Austausch hilft nicht nur beim Aufbau von Vertrauen, sondern gibt euch auch ein Gefühl dafür, ob gemeinsame Vorstellungen bestehen. Erklärt in diesem Gespräch euren Hochzeitstag ganz grob: euren Stil, eure Prioritäten, was euch wichtig (und was euch nicht so wichtig) ist.

Wenn du z. B. große Angst hast, dass die Musik nicht zu deiner Gesellschaft passt – sprich das frühzeitig an. Oder wenn ihr euch eher eine entspannte Garten-Atmosphäre als eine glamouröse Gala wünscht, sollte euer Deko-Team davon wissen. Gebt euch Raum für Rückfragen des Dienstleisters. Viele haben durch ihre Erfahrung auch tolle Ideen oder Hinweise, die euch helfen können. Vielleicht kommt der DJ darauf, eine kurze Absprache mit dem Zeremonienmeister zu starten – das erleichtert den Ablauf sehr.

Übrigens: Kommunikation endet nicht mit dem ersten Gespräch. Nach dem Briefing solltet ihr feste Updates vereinbaren oder zumindest einen Zeitpunkt für die finale Durchsprache kurz vor der Hochzeit. Kontinuität bringt Sicherheit – für beide Seiten.

Was jeder Dienstleister wirklich wissen muss

Jetzt geht’s an den konkreten Teil der Checkliste. Es gibt Basis-Infos, die jede und jeder Dienstleister kennen muss – unabhängig von seiner Rolle. Dazu gehört zuallererst der genaue Ablaufplan. Wer wann ankommt, was wo stattfindet, und welche Pausen oder Übergänge geplant sind. Der Zeitplan ist das Rückgrat eures Tages und daher für alle essenziell.

Ebenfalls wichtig ist die Ansprechpartnerin oder der Ansprechpartner vor Ort. Wenn ihr euch am Hochzeitstag ganz auf euch konzentrieren wollt, solltet ihr jemanden benennen, der Rückfragen koordiniert. Das könnten Trauzeugen sein oder eure Hochzeitsplanerin. Gebt diese Nummer unbedingt in eurem Briefing-Dokument oder eurer E-Mail mit an.

Teilt auch Besonderheiten der Location: Wo wird geparkt? Gibt es bestimmte Anforderungen beim Aufbau (z. B. nur über einen Lieferanteneingang)? Welche Technik ist vorhanden oder muss mitgebracht werden? Gerade DJs, Fotobooth-Anbieter oder Caterer profitieren von diesen Angaben.

Ein oft unterschätzter Punkt: Stil & Stimmung. Dienstleister wie Fotograf:innen oder Florist:innen arbeiten viel mit ästhetischen Feinheiten. Zeigt Referenzbilder, Moodboards, eure Pinterest-Seite. Sprecht über Farben, Lichtverhältnisse, Materialien. So stellt ihr sicher, dass eure Dienstleister den Vibe eurer Hochzeit nicht nur verstehen – sondern ihn auch zum Leben erwecken.

Besondere Fragen für spezielle Dienstleister

Natürlich braucht nicht jeder Dienstleister dieselben Informationen. Ein Catering-Service muss z. B. andere Details wissen als euer Fotograf. Deshalb lohnt es sich, den Dienstleistern angepasste Briefings auszusenden – oder in einem gemeinsamen Dokument mit umfassender Struktur zu arbeiten. Hier ein paar Beispiele:

Für Fotograf:innen: Gebt eine Liste von Schlüsselmomenten, die auf jeden Fall eingefangen werden sollen (z. B. der First Look, Gruppenfotos, spezielle Deko-Elemente). Teilt eure Wünsche zur Art der Bilder – mögt ihr es eher dokumentarisch oder klassisch inszeniert? Auch Infos über schlechten Handyempfang vor Ort oder ein geplantes Überraschungsmoment helfen bei der Vorbereitung enorm.

Für Musiker:innen oder DJs: Eure No-Go- und Must-Play-Songs dürfen hier nicht fehlen. Gebt einen Rahmen für die Musikrichtung, aber auch technische Infos: Wird eine Bühne gebraucht? Gibt’s Stromanschlüsse? Wann ist Aufbau-Zeit?

Für das Catering: Die genaue Anzahl der Gäste, Allergien oder Unverträglichkeiten, Kinder- und Vegetarieroptionen spielen hier eine Rolle. Denkt auch an den Ablauf: Wann soll das Buffet eröffnet werden? Gibt’s einen Mitternachtssnack? Wer ist Ansprechpartner:in für Nachbestellungen oder spontane Änderungen?

Für alle Dienstleister gilt gleichermaßen: Ein Plan-B für schlechtes Wetter, Stromausfall oder andere Eventualitäten gehört – wenn möglich – ins Briefing. Je besser ihr vorbereitet seid, desto sicherer fühlen sich auch eure Dienstleister.

Finale Absprachen und letzte To-dos

Kurz vor der Hochzeit ist es Zeit für den finalen Check. Spätestens eine Woche vorher solltet ihr alle Briefings noch einmal aktualisieren und verschicken beziehungsweise besprechen. Alle Dienstleister sollten wissen, dass sie mit dem letzten Zeitplan arbeiten und nicht länger an alten Versionen hängen.

Ihr könnt euch eine einfache Vorlage bauen: ein zweiseitiges PDF pro Dienstleister, in dem ihr auf alle relevanten Punkte eingeht. Oder vielleicht habt ihr sogar eine Mappe, die ihr per Mail verschickt und nochmal ausdruckt – für alle Fälle.

Wenn du organisiert bist, lohnt sich auch eine digitale Version in der Cloud (z. B. Google Drive oder Dropbox), auf die alle Dienstleister Zugriff haben. Markiere deutlich, welche Infos für wen relevant sind – so bleibt alles übersichtlich. Und denk dran: Ein letzter Reminder 1–2 Tage vor der Hochzeit (kurze Nachricht per WhatsApp oder Mail) schadet nie. Das zeigt nicht nur Professionalität, sondern gibt auch ein gutes Gefühl auf beiden Seiten.

Ein letzter persönlicher Tipp von mir: Vertraue deinem Bauchgefühl, aber verlass dich auch auf Fakten. Wenn ein Dienstleister Fragen stellt, die du nicht erwartet hast – super! Das zeigt, dass er oder sie mitdenkt. Ein gut gebrieftes Team ist euer Sicherheitspolster am großen Tag.

Fazit: Mit der Checkliste zum Hochzeitstraum

Ein durchdachtes Briefing ist kein Hexenwerk – aber ein echter Gamechanger. Ihr schafft damit Klarheit, vermeidet Missverständnisse und gebt euren Dienstleistern das Fundament, auf dem sie eure Traumhochzeit mitgestalten können. Unsere Checkliste hilft euch dabei, strukturiert und stressfrei vorzugehen. Nehmt euch die Zeit dafür – je früher, desto besser. Und wenn ihr merkt, dass ihr allein nicht weiterkommt: Profis wie Hochzeitsplaner:innen können diese Kommunikation auch für euch übernehmen.

Letztlich zählt, dass ihr euch am Tag eurer Hochzeit auf das konzentrieren könnt, was wirklich zählt: Ihr beide. Alles andere ist gut vorbereitet – dank eurer Checkliste.