Wie viele Dienstleister braucht ihr wirklich?

Der erste Überblick: Was steckt eigentlich alles hinter einer Hochzeit?

Wenn du an eine Hochzeit denkst, hast du vermutlich sofort Bilder im Kopf: ein wunderschönes Kleid, ein bewegender Moment am Altar, tanzende Gäste, toll dekorierte Tische. Was dabei oft nicht auf den ersten Blick sichtbar ist: Hinter diesen Momenten steckt jede Menge Planung – und viele helfende Hände. Denn eine Hochzeit ist nicht einfach nur ein Tag – es ist ein ganzes Projekt. Und wie bei jedem Projekt stellt sich früh die Frage: Wie viele Dienstleister braucht ihr wirklich?

Fotograf, Florist, DJ, Caterer – es gibt unzählige Menschen, die euch bei eurer Hochzeit unterstützen können. Manchmal fühlt es sich fast so an, als müsste eine ganze Event-Agentur her. Aber keine Sorge: Ihr müsst nicht alles machen – und vor allem nicht alles einkaufen. Wichtig ist, dass ihr euch realistisch fragt, welche Dienstleistungen ihr wirklich braucht, was euch wichtig ist und was ihr eventuell selbst übernehmen oder delegieren könnt.

Pflicht oder Kür? Welche Dienstleister ihr wirklich braucht

Beginnen wir bei den Basics. Einige Dienstleister sind fast schon „klassische Must-haves“ bei einer Hochzeit – entweder, weil sie für den Ablauf unerlässlich sind oder weil sie das Erlebnis für euch und eure Gäste deutlich verbessern. Der wichtigste unter ihnen ist wohl der Fotograf oder die Fotografin. Schließlich wollt ihr euch noch in 30 Jahren an diesen Tag erinnern – und da machen professionelle Bilder einfach einen riesigen Unterschied.

Auch die Location und das dazugehörige Catering zählen in der Regel zu den unverzichtbaren Bereichen. Hier entscheidet sich, ob sich eure Gäste wohlfühlen, ob das Essen trotz Stressphasen warm auf den Tisch kommt und ob alles reibungslos läuft. In vielen Fällen bietet die Location direkt auch Servicepersonal oder einen festen Caterer – oder hilft euch, einen passenden Anbieter zu finden.

Gleiches gilt für Musik: Ein DJ (oder eine Live-Band) ist kein Muss – aber ohne musikalische Begleitung fehlt oft das Herzstück des Abends. Hier kommt es stark auf euren Stil an. Wenn ihr eine intime Feier im kleinen Kreis plant, reicht vielleicht eine gut kuratierte Playlist mit Boxensystem. Feiert ihr aber mit 80 oder mehr Gästen, ist ein DJ Gold wert – nicht nur wegen der Stimmung, sondern auch für die technische Begleitung während des Tages.

Dazu kommen weitere Dienstleister, die je nach euren Wünschen in Frage kommen: Stylistin/Visagist, Florist, Trauredner:in, Hochzeitplaner:in, Tortenbäcker:in, Videograf, Kinderbetreuung und viele mehr. Die große Frage lautet dabei nicht: Was gibt es alles? Sondern: Was ist für EUCH wichtig?

Die Budgetfrage: Wieviel darf es kosten – und für was lohnt sich die Investition?

Natürlich ist euer Budget ein wesentlicher Faktor bei der Entscheidung, wie viele Dienstleister ihr wirklich benötigt. Viele Paare geraten an dieser Stelle in Versuchung, überall ein bisschen zu sparen und vieles selbst zu machen – mit der Hoffnung, dass am Ende trotzdem alles genau so wird, wie sie es sich vorstellen. Doch mal ehrlich: Wie viel Verantwortung willst du dir (oder deinen Trauzeug:innen) am Hochzeitstag wirklich aufbürden?

Deshalb lohnt es sich, bei der Budgetplanung Prioritäten zu setzen. Was sind eure Must-haves? Vielleicht ist es eine emotionale freie Trauung, ein fantastisches Hochzeitsmenü oder ein traumhaftes Kleid – dann darf genau dafür auch der größte Teil eures Budgets eingesetzt werden. Andere Punkte wie z. B. eine Candybar, eine Fotobooth oder ein Shuttle-Service für Gäste sind nett, aber vielleicht entbehrlich, wenn das Geld knapp ist.

Ein Tipp aus Erfahrung: Besonders bei Dienstleistern, die ein sichtbares oder fühlbares Ergebnis liefern – Fotograf:innen, Florist:innen, Musiker:innen – zahlt sich Qualität fast immer aus. Denn wenn am Ende etwas schiefläuft oder nicht euren Erwartungen entspricht, bleibt das in Erinnerung. Gute Dienstleister hingegen sorgen dafür, dass ihr euch fallen lassen könnt – und das spürt ihr am Hochzeitstag deutlich.

Do it yourself oder Profi? Wann ihr es selbst machen könnt – und wann besser nicht

Gerade wer ein kreatives Händchen hat, möchte am liebsten alles selbst machen: Deko basteln, Einladungen gestalten, einen Sweet Table aufbauen. Das ist auch wunderschön, denn es macht eure Hochzeit einzigartig. Aber: Selbstgemacht heißt auch, dass jemand die Verantwortung trägt – und das bedeutet oft Stress, vor allem unmittelbar vor dem großen Tag.

Deshalb unser ehrlicher Rat: DIY ist super – aber mit Maß. Bastelt eure Tischkärtchen oder ein individuelles Gästebuch gern selbst. Aber überlegt gut, ob ihr wirklich am Vorabend der Hochzeit Tortenboden backen oder 30 Tüten Konfetti sortieren wollt. Und wenn du jemand bist, der gern den Überblick behält und sowieso Listen liebt, könnte die Planung von Teilen des Festes sogar Spaß machen. Doch spätestens am Hochzeitstag selbst heißt es: Delegieren!

Hier kommt auch der Punkt ‚Hochzeitsplaner:in‘ ins Spiel. Ein Full-Service-Wedding-Planner ist natürlich eine Investition. Wenn ihr aber knapp an Zeit seid oder jemanden braucht, der den Überblick behält und euch Entlastung bringt, ist ein Planungsprofi Gold wert. Alternativ gibt es auch Day-of-Koordinatoren, die nur am Tag selbst da sind und dafür sorgen, dass alles rund läuft. Das kann euch enorm viel Stress ersparen – und macht oft den Unterschied zwischen „wir haben es überlebt“ und „es war magisch“.

Dienstleister finden, die wirklich zu euch passen

Nicht zuletzt kommt es bei der Wahl eurer Dienstleister nicht nur auf den Leistungsumfang oder das Preisangebot an – sondern auch auf die Chemie. Denn immerhin begleitet euch der Fotograf den ganzen Tag, eine Stylistin beginnt oft schon frühmorgens mit dir und die Traurednerin sollte eure Geschichte mit echter Begeisterung erzählen können.

Nehmt euch also die Zeit für persönliche Gespräche oder zumindest ausführliche Zoom-Calls. Passt der Vibe? Versteht man eure Vision? Fühlen sich beide Seiten wohl miteinander? Vieles lässt sich schon im Vorfeld klären – und spart am Ende potenzielle Enttäuschungen. Achtet beim Vergleich von Angeboten darauf, was genau enthalten ist, ob Zusatzkosten versteckt sind und wie professionell die Kommunikation läuft. Die besten Dienstleister zeichnen sich übrigens nicht nur durch schöne Ergebnisse aus – sondern durch Zuverlässigkeit, Empathie und gute Organisation.

Wenn ihr mit einem sicheren Bauchgefühl bucht, wird das auch eure Nervosität reduzieren. Denn ganz ehrlich: Nichts fühlt sich besser an, als zu wissen, dass Profis am Werk sind – während ihr euch ganz auf das Einzige konzentrieren könnt, das zählt: euch und eure Liebe.